Presenti: Stefano, Sergio, Giulia, Davide, Marco, Manu, Fabrizio, Roberta, Ale (intervento telefonico)
Dopo i dovuti convenevoli la riunione è iniziata, val la pena menzionare l'ottima fornitura di birre e liquori (tra cui un liquore sorpresa dagli ingredienti non identificati) e di biscotti di pasta madre!
In sintesi i punti discussi sono stati:
- Conti, tesorieri, pagamenti ecc.
- Rob del Bosco
- Microgas gasiniste
- Sale ed eventuali
- Conti, tesorieri, pagamenti ecc.
Per questo punto riporto in corsivo i punti sollevati via mail da Ale che sono stati base di discussione:
Problema di gestione: i bonifici fatti da persone per altri: spesso capita che qualcuno paghi per terzi, sommando altri importi ai propri, se possibile vorrei chiedere di evitare questa pratica, mi sta capitando sempre più spesso di trovare somme bonificate sul conto che non riesco a tracciare facilmente. Immagino che il motivo possa essere la commissione bancaria sui bonifici... come possiamo semplificare la cosa?
Analogamente al punto sopra risultano pagamenti da appartenenti a microgas o mogli, amici, fidanzati, passanti, cavalli e benefattori. Per piacere aiutatemi a tracciare ogni pagamento e collegarlo rapidamente ad un ordine ed un conto gastone.
Vero! Si invitano tutti a mettere una causale chiara per i pagamenti e mandarne mail ai tesorieri. Inoltre in caso di pagamenti per altri specificare per chi vengono effettuati!
A tal proposito sarebbe opportuno creare un formato preciso per la causale, ad esempio:
Cognome_causale (es. Pippo_
oppure assegnare un codice a ciascun gasista da riportare nella causale (es. se a Pippo si assegna il codice X4 e al pagamento il codice P5 la casuale sarà: X4_P9).
La scelta definitiva dipenderà principalmente dalla comodità di chi gestisce il conto. In particolare sarebbe utile conoscere quanti caratteri vengono visualizzati per lo spazio causale nella schermata dei movimenti del conto (Ale?).
Ovviamente i pagamenti dei benefattori e dei cavalli sono sempre ben accetti!
La Betta tempo fa mi proponeva di fare un account e-mail da gestire a più mani come tesorieri. A questo punto mi sembra una buona idea e potrebbe essere utile per tenere traccia di fatture, comunicazioni, etc. Tantopiù che nel giro di poco confido di mettere Laura in condizione di essere operativa in qualche modo. Lo facciamo?
L'assemblea approva con entusiasmo, si suggerisce un indirizzo tipo: gastone_tesoriere@gmail.com
Puntualità nei pagamenti: una volta facevamo che si portava la distinta di pagamento al ritiro, poi fra carta sprecata per la stampa e il fatto che mi risultava antipatico fare quello che non si fida (non avendo mai avuto motivo di non fidarmi!!!), non lo abbiamo più fatto. Sarebbe bene fossimo tutti più puntuali nei pagamenti (e non parlo di fisiologiche dimenticanze, quello ogni tanto può succedere a tutti), come facciamo?
Giusto! Oltre a raccomandare a tutti puntualità e precisione, i referenti sono chiamati a inviare per tempo ad Ale i conti e i tesorieri o segretario a invitare tutti al pagamento.
Per aiutare il lavoro di tesoreria i referenti potrebbero compilare la colonna excel relativa ai conti dei prodotti di loro pertinenza in modo tale che ai tesorieri non resti che fare copia-incolla nel mega file dei conti (seguirà mail ai referenti)
Ordini spot: una cosa da evitare è effettuarli in prossimità degli ordini normali, i pagamenti si sovrappongono ed è abbastanza un delirio capirci qualcosa, ma spesso l'ordine spot... quando arriva arriva! Non è che ci sia una mia proposta in merito, solo vorrei chiedere di farci attenzione se si riesce.
Ordini spot: fondamentale per gestirli bene è avere una comunicazione chiara di chi deve bonificare e quanto bonifica e fare in modo che la somma di quanto entra sia uguale all'importo della fattura (vedi rob, Sergio normalmente mi comunica tutto insieme alla fattura da pagare). E poi di pagare con puntulità.
Come da telefonata con Ale, non ci sono grossi problemi a fare gli ordini spot contestuali all'ordine grosso, è fondamentale però che il referente spot mandi ad Ale i conti! E ovviamente, che i pagamenti vengano fatti con puntualità e con la causale precisa!
Per poter pagare gli ordini spot che avvengono con cadenza fissa (es. ROB) è stato proposto di creare, in via VOLONTARIA per ciascun gasista, un fondocassa da cui scalare via via che si effettuano gli ordini.
Altra opzione possibile, per gli ordini spot molto spot e che non abbiano grosse cifre, è quella che il referente temporaneo paghi e poi si aggiusti con chi ha ordinato.
- Rob del Bosco
La scorsa riunione si era parlato dell'eventualità di avere una consegna anche in C.so Europa. Tuttavia, dal momento che avverrebbe dalle 7.30 alle 8.30 del sabato e che un luogo esclude l'altro, si continuerà al WTC a sampierdarena.
Si è convenuto di continuare a fare gli ordini ogni mese.
- Microgas
Ottima l'idea di Antonella (da mail) di fare un account Gasiniste in modo tale da gestire un singolo pagamento e gestire il loro microsmistamento!
- Sale ed eventuali
- nelle sue ricerche saline, Manu è incappata in un fornitore quasi normale che in più fornirebbe altri prodotti interessanti (passito, pesto di pistacchi...): attendiamo dettagli con ansia.
- il gas bio loggia ha un fornitore di fresco relativamente vicino (val fontana buona): aspettiamo con ansia notizie! (non mi sono segnato granché su questo punto e mi sono anche scordato chi l'ha proposto, dormo poco abbiate pietà!!)
Se non scordo nulla direi che ho finito, alla prossima!
